Efficiency is everything, mungkin menjadi kalimat yang tepat untuk kunci kesuksesan bisnis. Terlebih, dalam hal membuat invoice. Kini, sudah tersedia aplikasi invoice online, di mana kamu bisa membuat dan mengirim invoice menjadi lebih cepat.
Bayangkan saja, kamu membuat dan mengirim invoice secara manual. Berapa banyak waktu dan biaya yang akan dihabiskan? Biaya kertas, ongkos kurir, dan sebagainya itu bisa diminimalkan dengan mengelola invoice secara online.
Sayangnya, dari sekian banyak yang tersedia, pertanyaannya adalah, bagaimana sih memilih aplikasi invoice online yang tepat dan apa-apa saja yang perlu diperhatikan? Apalagi, invoice menjadi salah satu cerminan dari profesionalisme bisnis kamu, lho.
Untuk itu, berikut cara memilih aplikasi invoice yang wajib kamu perhatikan. Simak, yuk!
Baca juga: Berbagai Macam Transaksi Digital dan Manfaatnya
Perhatikan Dulu Kebutuhan Bisnismu
Beda bisnis, beda juga cara mainnya. Iya, kan? Jadi, sangat penting untuk memahami terlebih dahulu apa yang kamu butuhkan dari aplikasi invoice. Apakah kamu hanya membutuhkan aplikasi khusus untuk pembuatan invoice saja? Atau butuh yang sudah terkoneksi langsung dengan pembayaran?
Pastikan kamu buat terlebih dahulu daftar dan fitur penting sesuai kebutuhan dan coba prioritaskan apa-apa saja yang diinginkan untuk memudahkan proses seleksi. Dengan begitu, proses memilih aplikasi akan lebih menjadi akurat.
Mudah Digunakan dan Tersedia di Web & Aplikasi Handphone
Banyak sekali aplikasi invoice yang menawarkan berbagai fitur bermanfaat, tetapi apakah mudah digunakan? Hal ini penting diperhatikan karena dengan aplikasi yang mudah digunakan akan mempercepat proses adaptasi dan mengurangi waktu pelatihan yang diperlukan.
Bayangkan, jika kamu memilih aplikasi yang begitu rumit dan sulit digunakan, kamu dan tim mungkin memerlukan waktu yang lama untuk memahaminya. Hal ini tidak hanya berdampak terhadap waktu yang terbuang sia-sia, tetapi juga bisa mengakibatkan kesalahan dalam penyusunan invoice atau pencatatan transaksi, lho.
Maka dari itu, kamu bisa memanfaatkan versi percobaan atau demo gratis yang biasanya beberapa vendor sediakan sebelum memutuskan untuk menggunakan hingga berlangganan ke depannya, bahkan jika kamu teliti ada juga lho yang menawarkan gratis selamanya dengan beberapa batasan penggunaan.
Cara Kerja Aplikasi Invoice Online (Sumber: Moon Invoice)
Sudah Bekerja Sama dengan Penyedia E-Meterai
Pilih aplikasi invoice yang sudah bekerja sama dengan penyedia e-meterai seperti PERURI. Kenapa? Karena kamu tidak perlu repot-repot lagi untuk membubuhkan meterai secara manual, bayangkan saja, berapa banyak waktu yang akan terbuang?
Terlebih, pemberian e-meterai ini sangat penting lho, karena sudah diatur dalam Undang-undang (UU) Nomor 10 Tahun 2020. Dijelaskan bahwa, transaksi di atas Rp5.000.000,- wajib menggunakan meterai elektronik (e-Meterai).
Jadi, pertimbangkan memilih aplikasi invoice yang sudah bekerja sama dengan PERURI. Jadi sudah tidak perlu lagi membeli meterai fisik di minimarket, kantor pos, atau tempat lainnya demi menguatkan keaslian invoice, kamu bisa buat invoice kamu jadi lebih kredibel hanya dalam satu aplikasi.
Selain efisiensi dalam proses, menggunakan aplikasi invoice yang bekerja sama dengan PERURI, kamu juga bisa meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasional, dan tentunya meningkatkan kepercayaan dalam transaksi bisnis kamu.
Terkoneksi dengan Berbagai Metode Pembayaran
Daripada harus memilih aplikasi yang berbeda untuk setiap kebutuhan, alangkah lebih baiknya pilih aplikasi invoice yang bisa terkoneksi langsung dengan pembayarannya, baik untuk bayar supplier atau tagih dan terima pembayaran dari customer, jadi semua bisa di 1 tempat!
Dengan adanya berbagai metode pembayaran mulai dari transfer bank, kartu kredit, QRIS, Virtual Account, E-Wallet hingga marketplace artinya kamu memberikan kebebasan kepada customer untuk memilih metode yang sesuai dengan preferensinya sendiri dalam melakukan pembayaran.
Selain itu, dalam urusan pembayaran ke Supplier, carilah opsi yang menyediakan pembayaran via kartu kredit, kamu berkesempatan mendapatkan tambahan tempo pembayaran kepada supplier mulai dari 30 hingga 45 hari (tergantung kartu kredit yang kamu gunakan). Jadi, tidak perlu khawatir lagi deh cash flow bisnis kamu akan macet.
Memiliki Standar Keamanan Selevel Bank
Tentu saja, keamanan data bisnis adalah hal yang krusial dan tak bisa diabaikan, iya kan? Terlebih jika kamu memiliki informasi sensitif seperti data keuangan bisnis dan informasi customer.
Maka dari itu, penting memilih aplikasi yang memiliki keamanan data yang baik. Kamu bisa mulai dengan mengecek, apakah aplikasi tersebut sudah memiliki sertifikasi seperti ISO 27001 dan lisensi tertentu, menggunakan enkripsi data, memiliki proteksi dari ancaman keamanan, dan lainnya?
Dengan memahami dan meyakini bahwa aplikasi tersebut memiliki lapisan keamanan yang kuat, kedepannya kamu bisa menjalankan bisnis dengan penuh keyakinan, dan tahu bahwa informasi berharga kamu berada di dalam tangan yang aman.
Itu dia cara memilih aplikasi invoice online yang wajib kamu perhatikan. Dari sekian banyaknya pilihan, terpenting tidak hanya memilih yang paling populer atau yang paling murah saja, tetapi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis kamu.
Memang sedikit tricky untuk memilih aplikasi invoice yang paling sesuai, tetapi hal ini penting dilakukan karena untuk jangka panjang, termasuk soal proses penagihan, meningkatkan efisiensi, dan punya kendali atas cash flow kamu sendiri, dibandingkan terburu-buru dan asal-asalan hasilnya tidak sesuai harapan. Pasti kamu tidak mau kan?
*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan SPE